Bien organiser la mise en place de son projet TMS

Besoin d’un nouveau TMS ? Se lancer dans l’intégration d’une nouvelle solution de gestion n’est pas une tâche anodine. Voici quelques conseils pour vous permettre de réussir la mise en place de votre projet TMS.

Recueillir et étudier les besoins

Dans un premier temps, il s’agit de récolter les avis des différents services au sein de votre exploitation afin d’établir quels outils leur semblent nécessaires pour travailler dans de meilleures conditions. Vos collaborateurs sont souvent les plus informés en qui concerne les différentes solutions utilisées chez les concurrents et des limites des outils qu’ils utilisent au quotidien pour mener à bien leurs missions.

Mener à bien un projet TMS est un travail de longue haleine, qui va prendre en compte de nombreux acteurs aussi en bien interne (conducteurs, gestionnaires de flotte…) mais aussi en externe (outils partenaires, fournisseurs). Il ne s’agit pas seulement de trouver une solution aux besoins actuels mais aussi d’anticiper vos besoins futurs.

Les résultats de cette « enquête » auprès des salariés de l’entreprise doivent ensuite être filtrés, pour concentrer la recherche de votre futur TMS sur les besoins réels et les solutions à forte valeur ajoutée, en éliminant les demandes qui ne sont pas essentielles.

Rédiger un cahier des charges

Le cahier des charges va permettre de rédiger clairement les besoins de votre entreprise et les fonctionnalités indispensables à la bonne gestion de votre activité de transport routier. Il sera également d’une grande utilité pour les éditeurs de TMS, qui pourront analyser ce cahier des charges et vous proposer une solution sur mesures pour répondre à vos attentes.

Au sein du cahier des charges, on retrouve par exemple :

• les objectifs attendus par l’utilisation d’un nouveau TMS,
• les fonctionnalités désirées dans ce nouveau TMS (avec une différenciation entre les fonctionnalités indispensables et celles utiles mais pas obligatoires),
• les exigences techniques inéluctables (ex : la compatibilité avec l’informatique embarquée déjà en place)…

Choisir son TMS

A l’heure d’internet, il facile de trouver sur les sites web des éditeurs un aperçu des fonctionnalités proposées pour chaque TMS, voire de trouver des comparatifs entre solutions sur certains sites spécialisés. Une fois une liste d’éditeurs restreinte choisie, vient la phase d’appel d’offres et de sélection.

Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour choisir votre TMS comme :

• La solidité financière de l’éditeur
• Les délais mis en avant par l’éditeur pour mettre en place le TMS, la capacité de l’éditeur à mobiliser une équipe
• L’ergonomie du TMS
• Les services et moyens de SAV
• Les futures évolutions envisagées pour le TMS
• La capacité et la volonté affichée de l’éditeur à engager des moyens en R&D
• La couverture de vos besoins par le TMS
• Le ROI de l’intégration du TMS…

Mobiliser une équipe interne pour travailler sur l’intégration

L’intégration doit être organisée par une équipe composée de personnes issues de plusieurs secteurs (transport, logistique, facturation…) pour obtenir une intégration optimale, qui va bénéficier à tous. Cette équipe va travailler avec l’éditeur pour paramétrer le logiciel.

Former le personnel à l’utilisation du TMS

L’utilisation d’un nouveau logiciel implique en général un temps d’adaptation. Pour partir sur de bonnes bases et éviter de tâtonner pendant des semaines avant de bien comprendre le fonctionnement de votre nouvelle solution, mieux vaut former votre personnel. Programmez donc avec votre éditeur des sessions de formation avant la mise en place du logiciel dans votre entreprise.

Lancer et suivre l’implémentation

La conduite de l’implémentation au sein de votre entreprise va se faire petit à petit. Cela permet de tester la bonne intégration de la nouvelle solution et de corriger au fur et à mesure les problèmes rencontrés. Prévoyez avec l’éditeur de logiciel un vrai suivi de l’implémentation du TMS pour encadrer cette étape qui peut durer plusieurs mois.

Chez Cofisoft, nous sommes à l’écoute des besoins de nos clients. Nous améliorons sans cesse notre suite logicielle de gestion ACS pour convenir aux évolutions du secteur. Nous proposons également une offre de services adaptés : installation, paramétrages, formation, support, conseil en organisation, audit et accompagnement. Alors faites-nous confiance et laissez-nous vous accompagner de A à Z dans votre projet TMS !