Facturation transport routier : simplifier l’édition des factures avec les bons outils

Pour que la facturation ne soit plus une corvée, voici les outils que nous vous recommandons d’utiliser pour les transporteurs routiers.

Dématérialiser de A à Z avec un logiciel de facturation dédié au TRM

Aujourd’hui, il est encore plus indispensable de dématérialiser vos factures. Et pas uniquement en raison de l’obligation d’utiliser des factures électroniques (obligation reportée septembre en 2026 pour les Grandes Entreprises et les ETI et septembre 2027 pour les PME et TPE).

C’est surtout une question d’optimisation du temps et d’amélioration de la productivité. En effet, qui dit dématérialisation, dit automatisation : utiliser un logiciel de facturation vous permettre à la fois de récolter les informations nécessaires pour remplir les champs des factures avec un minimum d’inventions humaines. C’est rapide, efficace et cela limite surtout les erreurs. Le ROI sera très rapide aussi bien au niveau des coûts (plus de frais d’encres, de papier, frais d’affranchissement) mais surtout au niveau de la productivité (plus temps libéré pour vos équipes pour s’occuper d’autres tâches).

Sauvegarder vos factures dans un logiciel de GED

Editer une facture de façon dématérialisée, c’est une chose, mais encore faut-il penser aux étapes suivantes, en d’autres termes, le stockage et l’archivage des factures. C’est ainsi qu’un logiciel de GED sera particulièrement important. Grâce à lui, vous allez pouvoir regrouper tous les documents numériques ou numérisés des clients au même endroit. Ils seront donc bien sécurisés au cœur de ce logiciel (plus de risque de pertes comme avec les factures papiers) et retrouvables en quelques secondes (avec un moteur de recherche intégré au logiciel pour récupérer immédiatement un document). De plus, si vos partenaires utilisent toujours le format papier, la GED vous permet de conserver le document scanné dans vos archives numériques. Pratique n’est-ce pas ?

Ne pas oublier le TMS avec un module de facturation intégré

Le TMS, qui est la véritable tour de contrôle de votre activité de transport routier, intègre un module de facturation pour gagner en efficacité. L’intérêt ? Tout simplement de récupérer les données nécessaires pour remplir les factures une fois la commande validée. D’ailleurs, le module de facturation intégré permet de lancer le processus de facturation dès l’instant où la livraison est effectuée, information que le TMS va recevoir de vos conducteurs et qui sera transmise automatiquement au logiciel de facturation.

Utiliser l’eCMR pour encore plus d’automatisation

Nous venons de vous expliquer que votre TMS, qui va recevoir la validation de la livraison, peut alors transmettre l’information au logiciel de facturation pour lancer l’édition de la facture. Mais pour recevoir le plus simplement et rapidement possible la confirmation de réception et l’acceptation de la marchandise par le client, l’utilisation de l’eCRM est indispensable. Grâce une application mobile et la signature électronique, il suffit que le conducteur présente l’eCMR pour faire valider en quelques secondes la livraison au client final, information qui est envoyée directement dans votre TMS. C’est un véritable gain de temps pour tous les acteurs de la supply chain, alors pourquoi s’en priver ?

Pour plus d’informations sur notre TMS ACS Trans, sur les possibilités d’interconnexion avec votre logiciel de facturation, ou sur l’eCMR, n’hésitez pas à nous contacter.