La dématérialisation des documents dans le TRM

Factures, lettres de voiture, bons de commande… tous ces documents peuvent être facilement dématérialisés. Alors, qu’attendez-vous pour passer à la dématérialisation complète des documents de votre entreprise de transport routier ?

Utiliser des outils pour créer des documents complétement dématérialisés

Avec les logiciels de gestion actuels (ex : un TMS), il est facile d’éditer des bons de commande ou de créer un planning entièrement dématérialisé.

Pour les factures, l’obligation de créer des factures électroniques va de toute façon passer par l’utilisation d’un logiciel de facturation associé à une plateforme de dématérialisation partenaire ou le portail public de facturation (voir notre article « Facture Transport : la facturation électronique bientôt obligatoire » pour en savoir plus).

Enfin, la lettre de voiture dématérialisée ou la eCMR se crée avec des outils spécifiques qui permettent une édition facile grâce à l’interconnexion avec votre TMS, en plus d’offrir un vrai suivi en temps réel. Elle peut aussi se créer directement dans votre TMS et être envoyée à vos chauffeurs sur leur mobile et vos clients sur votre portail.

Utiliser un portail web ou une plateforme web pour le transfert de documents…

Editer des documents dématérialisés est une première étape mais encore faut-il pouvoir aussi envoyer ces documents de façon dématérialisée.

C’est ici qu’entre en scène les portails et plateformes web. Pour rappel, le portail web ou portail clients est un portail qui vous permet de créer un compte pour chaque client afin d’échanger documents et informations par intranet. La plateforme web est une solution web qui permet de relier tous les acteurs de la chaîne de transport (donneur d’ordre, chargeur, transporteur, client final…) au sein d’une même plateforme.

Ces deux outils vous offrent la possibilité de déposer des documents pour vos clients, ce qui vous évite de recourir aux mails. Et inversement, vos clients pourront eux aussi déposer des documents à votre intention. Chacun est donc gagnant ! C’est d’autant plus pratique que ces deux solutions proposent en général un système de notification qui permet d’alerter immédiatement vos équipes ou vos clients dès qu’un nouveau document est déposé dans le portail ou la plateforme.

NB : Chez Cofisoft, nous offrons le choix entre une solution 100% ACS (portail web ACS + application mobile ACS) ou la liaison avec Gedmouv (portail web partenaire).

… mais aussi l’EDI

Les messageries EDI permettent elle aussi de transmettre de documents de façon dématérialisée. Mieux encore, le processus peut être automatisé pour échanger tout type de données entre tous les acteurs liés à la chaîne de transport.

Pour être plus précis, l’EDI permet de transférer des documents à partir d’une machine informatique d’une entreprise vers une machine d’une autre entreprise sous un format standard. C’est une solution courante dans l’univers B2B, et particulièrement dans le secteur du transport routier de marchandises. Cependant, le développement de l’EDI est limité par plusieurs freins comme la multiplicité des normes et des technologies, le coût de déploiement ou encore le temps de mise en œuvre.

Utiliser la GED pour conserver les documents

Pour traiter le volume important de documents gérés par les transporteurs routiers, il est nécessaire d’utiliser un outil qui permet de les classer et de les archiver facilement. D’où l’intérêt d’utiliser une solution de GED si l’on souhaite dématérialiser l’ensemble des documents de son entreprise.

Ce logiciel va vous permettre non seulement de classer les documents (avec des dossiers clients, des dossiers fournisseurs…) mais va surtout vous permettre de les retrouver rapidement. Ce genre d’outils vous offre en effet la possibilité d’effectuer des recherches au sein de vos dossiers pour trouver instantanément les documents dont vous avez besoin.
N’oublions pas également de citer le gain de sécurité proposé par la GED : vous pouvez définir des autorisations pour limiter les accès à certains dossiers et des sauvegardes de versions antérieures pour chaque documents sont également disponibles (pratique en cas de modifications erronées sur un document par un collègue).

Chez Cofisoft, nous vous proposons au sein de notre gamme ACS tous les outils nécessaires à la dématérialisation des documents : logiciel GED transport, portail web transport, plateforme web transport, solution eCMR… N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.