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eCMR : comment créer et gérer vos lettres de voiture électroniques

31/03/2020 15:00

1. Créer la lettre de voiture électronique

Le contenu de l’eCMR ou de la lettre de voiture électronique est le même que la version papier.

Pour les transports nationaux :

Le contenu de la lettre de voiture est défini par l’arrêté du 9 novembre 1999 relatif aux documents de transport ou de location devant se trouver à bord des véhicules de transport routier de marchandises. L’article 2 de l’arrêté précise les éléments obligatoires suivants :

  • Date du premier enlèvement ou de la première livraison ;
  • Date et heure de début de l'opération de transport ;
  • Nom et adresse de l'entreprise qui effectue le transport ;
  • Nom et adresse du premier expéditeur s'il est différent de l'entreprise qui effectue le transport
  • Nom et adresse du dernier destinataire s'il est différent de l'entreprise qui effectue le transport ;
  • Premier lieu de chargement ;
  • Dernier lieu de déchargement ;
  • Nature des marchandises. 

Pour les transports internationaux :

Il faut se référer à la convention CMR (convention relative au contrat de transport international de marchandises par route). Dans son article 6, il précise que les éléments suivants sont obligatoires :

  • Le lieu et la date de son établissement;
  • Le nom et l’adresse de l’expéditeur;
  • Le nom et l’adresse du transporteur;
  • Le lieu et la date de la prise en charge de la marchandise et le lieu prévu pour la livraison;
  • Le nom et l’adresse du destinataire;
  • La dénomination courante de la nature de la marchandise et le mode d’emballage, et, pour les marchandises dangereuses, leur dénomination généralement reconnue;
  • Le nombre des colis, leurs marques particulières et leurs numéros;
  • Le poids brut ou la quantité autrement exprimée de la marchandise;
  • Les frais afférents au transport (prix de transport, frais accessoires, droits de douane et autres frais survenant à partir de la conclusion du contrat jusqu’à la livraison);
  • Les instructions requises pour les formalités de douane et autres;
  • L’indication que le transport est soumis, nonobstant toute clause contraire, au régime établi par la présente Convention.

Avec quel outil vos conducteurs peuvent-ils eux même créer les  lettres de voitures électroniques ou eCMR ?

Il existe des outils spécifiques, comme Dashdoc, qui permettent aux conducteurs de créer très simplement leurs lettres de voiture électroniques/eCMR sur leurs smartphones ou tablettes et de les envoyer directement dans votre logiciel gestion. C’est le cas de notre solution ACS, qui bénéficie d’une interconnexion optimisée avec l’outil DashDoc.

2. Comment générer automatiquement les lettres de voiture sur les smartphones ou tablettes de vos conducteurs

A l’exploitation il suffit de faire glisser vos commandes client sur votre planning informatique conducteur type ACS Planning. ACS planning transmet automatiquement les informations sur les applications mobiles de vos conducteurs qui génèrent automatiquement les lettres de voiture électroniques.

Plus besoin d’imprimer les documents, plus besoin faire intégralement remplir les lettres de voiture par le conducteur, avec les risques d’erreurs que cela comporte, et surtout plus besoin de courir après chaque conducteur pour récupérer les documents emmargés.

En quelques clics, grâce au processus de signature électronique, les documents émargés sont transmis directement aux personnes concernées.

En cas de contrôle de la DREAL ou de la gendarmerie sur les routes :

Il est tout à fait légal d’utiliser la lettre de voiture électronique en France comme à l’étranger (dans les pays signataires de la convention CMR et de son protocole additionnel uniquement).
La France a en effet adopté l’eCMR après la ratification le 5 octobre 2016 du protocole additionnel qui autorise son utilisation.
Et pour la lettre de voiture nationale, c’est l’arrêté du 6 décembre 2017 qui a définitivement validé noir sur blanc l’utilisation de la lettre de voiture électronique. Selon cet arrêté, vos conducteurs doivent présenter leur lettre de voiture électronique « par tout moyen électronique de transmission et de conservation des données » (tablette, smartphone ou autre solution électronique embarquée dans le camion). Il ne peut pas leur être imposés de fournir une version papier supplémentaire par les agents de contrôle.

3. Transmettre la lettre de voiture aux clients

Une fois le point de livraison atteint, vos conducteurs n’ont plus qu’à présenter leur smartphone ou tablette pour faire signer la lettre de voiture au client final. Une fois signée électroniquement, la lettre de voiture électronique se retrouve directement dans votre portail clients. Elle est donc immédiatement disponible pour le client final. L’avantage de ce genre d’outils, c’est la simplicité pour transmettre les informations et la traçabilité qu’elle apporte.

4. Retour de la lettre de voiture vers votre logiciel de gestion

Une fois la livraison terminée, la lettre de voiture est renvoyée automatiquement dans votre logiciel de gestion. Le conducteur peut y ajouter des photos, les réserves ou encore le bon de livraison, les mouvements palettes… Vous disposez ainsi de toutes les pièces indispensables pour compléter votre dossier de transport et lancer la procédure de facturation immédiatement.

5. Envoyer une facture au client

Une fois le dossier de transport à jour et complet, vous pouvez éditer la facture, qui peut être instantanément réalisée grâce à la lettre de voiture présente dans votre logiciel de gestion. Il suffit ensuite de la transmettre à votre client, par voie sécurisée (ex : l’utilisation d’un portail web comme ACS Portail).

Pour plus d’informations sur l’eCMR et leur utilisation dans ACS, n’hésitez pas à nous contacter.