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Les avantages d'un logiciel de gestion commerciale pour le TRM

18/10/2019 10:00

Un logiciel de gestion commerciale, c’est la base pour gérer efficacement votre activité de transport routier. Découvrons ensemble tous les avantages d’un outil devenu incontournable avec la digitalisation du TRM (Transport Routier de Marchandises).

Un vrai gain de temps grâce à la dématérialisation

dématérialisation des documents de transportLe logiciel de gestion commerciale est un premier pas vers la dématérialisation de votre activité de transport. La création de document sera bien plus efficace, que ce soit dans le cadre du calcul des offres, de la préparation des devis, ou de l’édition des bons de commande et des bons de livraison…

Vous bénéficiez surtout d’une communication plus fluide avec vos clients et fournisseurs, notamment grâce à l’aide complémentaire des portails web et des EDI. Les documents créés par votre logiciel de gestion commerciale vont être directement envoyés aux bons destinataires, sans que votre équipe ne perde de temps à envoyer des mails ou des courriers.

De plus, la dématérialisation des échanges est aussi bénéfique pour la communication avec vos conducteurs. Ces derniers peuvent en effet envoyer directement les validations de livraison depuis un smartphone ou une tablette, pour vous permettre de facturer en temps réel vos clients.

Enfin, cet outil vous permet d’obtenir un véritable suivi des commandes. Dès la prise de commande, qui est automatiquement enregistrée dans votre logiciel de gestion commerciale, vous suivez l’état de chaque commande en temps réel, et pour être par exemple prévenu lorsque des relances clients sont nécessaires.

La fin des erreurs dans vos pièces commerciales

La première chose à faire lors de l’intégration de votre logiciel de gestion commerciale, c’est de prévoir son interconnexion avec votre TMS et les autres solutions que vous utilisez au quotidien.

C’est grâce à cette liaison entre tous vos logiciels de gestion que vous récupérez les données dont vous avez besoins pour préremplir automatiquement vos devis et factures. Ainsi, plus d’erreurs ou de ressaisies inutiles !

Des documents archivés en toute sécurité

Après des années de travail dans le secteur du transport routier, les « papiers » s’accumulent au siège de votre entreprise. Rappelons qu’il est obligatoire de conserver les pièces comptables pendant 10 ans (article L123-22 al.2 du Code de commerce).

Pour rendre l’archivage plus simple, créez directement tous vos documents dans votre logiciel de gestion commerciale pour en obtenir une version électronique et numériser vos anciens documents papier (l’archivage numérique de factures « papier » est autorisé par la loi 2016-1918 du 29 décembre 2016).

Les documents numériques sont plus facilement archivables, avec l’aide d’un logiciel de GED par exemple.

En créant vos pièces comptables digitales avec votre logiciel de gestion commerciale, vous disposez de tous les avantages de la gestion électronique de document :

  • Stockage sécurisé de toutes vos factures, devis, bons de livraison et bons de commande au même endroit pour ne plus perdre de documents.
  • Récupération facile des documents, dans le but de fournir un duplicata à un client ou un fournisseur, de présenter des justificatifs lors d’un contrôle, ou tout simplement pour la comptabilité.

Une image plus actuelle pour votre entreprise

La gestion du transport routier subit actuellement une vraie révolution numérique, avec le développement de l’e-CMR ou les plateformes de traçabilité de type GedMouv.

L’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale vous offre l’image d’une entreprise en phase avec son temps mais permet surtout de présenter comme argument commercial, une vraie simplicité des échanges entre le client final, le donneur d’ordre et le transporteur.

N’hésitez pas à nous contacter pour en apprendre sur la suite logicielle ACS et découvrir tous ses atouts pour optimiser votre gestion commerciale.